„Bisher betreiben wir erheblichen Aufwand z.B. für die Lagerung und den Transport von Akten in den Arbeitsagenturen – immerhin haben wir dort etwa 22,2 Millionen Kundenakten“, sagt BA-Vorstandsmitglied Raimund Becker. „Wenn diese Unterlagen nun in elektronischer Form vorliegen, können wir Kosten und Zeit sparen. Das bedeutet einen besseren Service für unsere Kunden.“
Ermöglicht wird dies mit einer einheitlichen Dokumenten-Management-Systemlösung von IBM. Sie schafft die notwendige Voraussetzung dafür, dass die Papierberge in den Arbeitsagenturen auf ein Minimum reduziert werden und die Anträge wesentlich schneller bearbeitet werden können.
Dabei erlaubt die eAkte, anders als bisher bei der Bearbeitung von Papierakten möglich, den sofortigen und gleichzeitigen Zugriff von berechtigten Mitarbeitern auf Dokumente und Akten. Sie verbessert damit maßgeblich die Auskunftsfähigkeit in den Arbeitsagenturen. Laufwege und Aktensuche gehören der Vergangenheit an. Grundlage hierfür ist die Enterprise Content Management Plattform FileNet8 von IBM, eine integrierte Lösung für die Verwaltung von Dokumenten und zur Steuerung von Abläufen. Sie bietet einheitliche und standardisierte Schnittstellen für alle IT-Fachanwendungen und liefert die technisch-organisatorische Klammer für das digitale Dokumenten-Management und die Dokumenten-Bearbeitung. IBM entwickelte darüber hinaus eine für die Bundesagentur maßgeschneiderte Bedienoberfläche.
„Unser Arbeitsziel war eine transparente und mandantenfähige Ablage, mit der die Verteilung, Bearbeitung und Verwaltung der elektronischen Dokumente und Akten sicher und effizient möglich ist. Das ist uns gelungen“, sagt Ekkehard Ludewigs, Leiter des Bereichs Öffentliche Auftraggeber bei der Unternehmensberatung IBM Global Business Services.
Die Arbeitsagenturen haben bundesweit ein enormes Akten-Volumen zu bewältigen: Zu den 22,2 Millionen Kundenakten kommen täglich 260 000 neue Dokumente hinzu. Eine Herausforderung auch für die Digitalisierung. Diese erfolgt durch einen externen Dienstleister, der mit jedem seiner Hochleistungsscanner etwa 10 000 Blatt pro Stunde schafft. Die eingescannten Dokumente werden dann durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der BA signiert und per sicherer Datenleitung direkt an das eAkte-System und damit an den Computer-Arbeitsplatz des jeweils zuständigen Mitarbeiters der Arbeitsagentur übertragen.
Verläuft die Testphase erfolgreich, soll das Projekt im kommenden Jahr auf ganz Deutschland ausgeweitet werden. Dann werden etwa 40 000 Nutzer Zugriff auf die Plattform haben und zehn Scan-Zentren in Betrieb sein.
Weitere Informationen zu IBM finden Sie unter:
www.ibm.com/de/pressroom.
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