Enterprise Records

Potencia la conformidad con las normativas

• Automatiza todo el proceso de gestión de registros, mejorando el ciclo de vida de gestión de registros y eliminando los errores asociados al usuario.
• Aplica de forma invisible la conformidad con las normativas y las políticas de gestión de registros en toda la empresa.
• Organiza, protege, almacena y recupera rápidamente registros básicos de la empresa.
• Ayuda a mitigar los riesgos organizativos, reducir los costes operativos y mejorar la productividad.
• Da soporte a la prueba de cumplimiento.

Proporciona herramientas de federación

• Reduce los riesgos y los costes a través de una gestión distribuida frente a una centralizada.
• Permite recursos de gestión de registros de ciclo de vida prescriptivos, al tiempo que deja el contenido en repositorios de IBM originales y de terceros, que permanecen independientes. Esto elimina el riesgo de cambios no autorizados a contenido nativo, y permite que la información sea más fiable.
• Mejora la auditoría, la supervisión, la búsqueda (soporte de descubrimiento electrónico) y la transparencia a través de un inventario de registros consolidado en todos los repositorios de la empresa.
• Utiliza tecnología Java EE. Esto protege su inversión, ofrece una alta escalabilidad y optimiza el rendimiento.

Ayuda a automatizar la captura de registros y a su administración

• Mediante la automatización de estas tareas de gestión de registros, puede cumplir con las normativas, reducir el tiempo de ciclo y minimizar los errores.
• La automatización ayuda a garantizar una captura precisa y coherente de registros, así como la eliminación a tiempo de registros.
• También reduce el riesgo, la mano de obra y los costes asociados a la gestión de registros.
• Obtendrá un rendimiento de la inversión adicional gracias a la disminución de los costes de descubrimiento y almacenamiento.

Da soporte a todo el ciclo de vida de registros de la empresa

• La captura de registros de ZeroClick captura automáticamente los registros de los usuarios empresariales y de los sistemas de línea de negocio. Esta tecnología aumenta la fiabilidad de los registros, ya que garantiza que se declaren, se clasifiquen y se autentiquen de forma precisa y coherente.
• La administración de registros de ZeroClick permite automatizar las tareas principales. Se pueden completar las revisiones obligatorias, al tiempo que se retienen y se destruyen los registros de acuerdo con la política de gestión de registros e información (RIM).
• La administración de planes de archivos central y departamental da soporte a los registros físicos y electrónicos desde un único módulo de administración. Esta característica soporta diversos planes de archivos.
• El correo electrónico gestionado como registros proporciona una integración transparente con IBM InfoSphere Content Collector para capturar automáticamente el contenido del correo electrónico como registros.
• Las características adicionales incluyen servicios de registros federados, la búsqueda y solicitud avanzadas de registros y la creación de informes.

Mejora la retención y la eliminación de registros

• Enterprise Records elimina los pasos manuales que consumen mucho tiempo, necesarios para revisar los factores vitales, iniciar la retención, gestionar la revisión y aprobaciones de eliminaciones y crear carpetas de planes de archivos.
• El sistema realiza el seguimiento y registra las acciones de todos los usuarios, para que pueda conservar un registro de quién realizó tal acción y en qué momento.