Records Manager

Erweitert On Demand Softwareanwendungen um Schriftgutaufbewahrung

IBM Records Manager ist eine Komponente zur Schriftgutverwaltung für Geschäftsanwendungen, die diese für elektronische Unterlagen aktiviert.

Bietet konsistente, umfassende Funktionen zur Schriftgutverwaltung sowohl für elektronische als auch für physische Datenbestände.

  • Unterstützt jede Anwendungsumgebung, die Dokumente anlegt
  • Kann mittels einer Vielzahl von Integrations- und Föderationsmethoden in Inhaltsrepositorys integriert werden
  • Bietet zentralisiertes Richtlinien- und Regelmanagement für Aktenpläne, Aufbewahrungsfristen, temporäre Sperren, Prüfungen u. a.
  • Kann ohne Repository eingesetzt werden
  • Unterstützte Betriebssysteme: AIX, Windows

Funktionen und Vorteile (US)

Was ist neu beim IBM Records Manager 8.5?

IBM Records Manager 8.5 erweitert erneut die Enterprise-Content-Management- und Compliance-Plattform, um im gesamten Unternehmen Steuerelemente für die formale Schriftgutverwaltung einzuführen. Zu den Neuerungen zählen Verbesserungen bei Installation und Leistung sowie neue Funktionen, die den neuen Anforderungen des Standards 5015.02, Version 3, des US-Verteidigungsministeriums gerecht werden. Im Zusammenhang mit IBM Records Manager 8.5 ist IBM Content Manager Records Enabler (CMRE) 8.5 verfügbar, ein jetzt zu IBM Content Manager Enterprise Edition 8.4 gehöriges Produkt (5724-B19).

Neue Plattformunterstützung: DB2 9.1, DB2 9.5, WebSphere Application Server 7.0

IBM Records Manager 8.5 unterstützt nun auch Microsoft Win32 2008, IBM AIX 6.1, IBM Content Manager 8.4.1 und IBM WebSphere Application Server 7.0. In Verbindung mit IBM Content Manager Records Enabler 8.5 unterstützt IBM Records Manager 8.5 die Produkte IBM Content Manager Enterprise Edition 8.4.1 und 8.3, IBM Content Manager for z/OS 8.4 und 8.3 (Host Security Mode), IBM Document Manager 8.4, IBM CommonStore for Lotus Notes 8.4 sowie IBM CommonStore for Microsoft Exchange 8.4. IBM Records Manager unterstützt von IBM Content Collector archivierte Daten.

Verbesserte Installation

Verbesserungen des Installationsprozesses:

  • Möglichkeit der automatischen Installation sämtlicher oder einzelner Komponenten (zum Beispiel IBM Records Manager-Datenbank, IBM Records Manager-Engine oder Verwaltungskonsole)
  • Installation der IBM Records Manager-Datenbank ohne Datenbankadministratorrechte
  • Installation von IBM Records Manager oder Content Manager Records Enabler unter Unix ohne lokale Rootberechtigung

Verbesserte Leistung

  • Leistungssteigerung bei der Deklaration, der Klassifikation, dem Durchsuchen, der temporären Sperre und der Löschung von Datensätzen

Einhaltung der Federal Desktop Core Configuration (FDCC)

  • IBM Records Manager 8.5 und IBM Content Manager Records Enabler 8.5 verfügen jeweils über einen Verwaltungsclient; der Zugriff erfolgt über den Internet Explorer auf Windows XP- oder Vista-Systemen, die mit den FDCC-Anforderungen kompatibel sind.

Automatisierte Datensatzerfassung mit IBM Content Collector

  • IBM Content Collector, Bestandteil der IBM Enterprise-Content-Management- und Compliance-Plattform, ermöglicht IBM Records Manager und IBM Content Manager den Erhalt erfasster Inhalte, die IBM Content Collector über die Suche auf aktiven Mailsystemen, Desktop-PCs, Laptops und Netzlaufwerken findet. IBM Content Collector setzt für die gefundenen Dateien die Dokumentsteuerungsrichtlinien um, indem automatisch die Indexeigenschaften von IBM Records Manager und IBM Content Manager Enterprise Edition zugewiesen und die aufgenommenen Inhalte automatisch als Datensätze deklariert und klassifiziert werden.

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Features and benefits

IBM® Records Manager builds upon sound recordkeeping and brings an application-enabling engine approach to e-records management. It provides one central location for record classification and retention policies. It is a solution for organizations that need to:

  • improve management controls over both electronic and physical records

  • apply retention and disposition management to electronic and physical information

The tools and modules let customers and Business Partners:

  • apply complete lifecycle management to information assets.

  • apply records management consistently in a manner that is non-intrusive to current business practices and IT environments and

  • deliver a single e-records solution integrated across multiple applications -- including IBM® and non-IBM systems and Windows® and non-Windows applications.

Unique strengths include:

  • the engine approach which e-records enables applications without installing a desktop records management application.

  • Recordkeeping Methods Modeling (RMM) for easy adoption across business models or geographic specific methods -- unlike traditional records management applications (RMAs) which generally have a fixed model and must be modified for unique recordkeeping methods. Also unlike most RMA's, the Records Manager engine does not store or extract records from the host business application. It applies retention and disposition rules to the documents within the host business application's repository, ensuring the security of the document is not disturbed.

  • localization which allows the look and feel of the Web Administration Client to be modified without any programming. Simplified customization allows easy inclusion of custom extensions such as customer specific error messages.

  • the Web-based design.

  • design for large-scale implementation.

  • suitability for software vendors who may seek US DoD 5015.2 certification for their application software. By embedding Records Manager into their business software, a software product maker can achieve certification to the 5015.2 standard or their own proprietary standard.

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