Enterprise Records

Unterstützung der Vorschriftenerfüllung

• Der gesamte Lebenszyklus der Schriftgutverwaltung wird automatisiert. Dies fördert den Einsatz von bewährten Verfahren bei der Schriftgutverwaltung und schließt Benutzerfehler aus.
• Die Software sorgt unsichtbar für eine konsistente Durchsetzung der Vorschriftenerfüllung und der Richtlinien für die Schriftgutverwaltung im gesamten Unternehmen.
• Wichtiges Unternehmensschriftgut kann organisiert, gesichert, gespeichert und im Handumdrehen abgerufen werden.
• Unternehmensrisiken werden gemindert, die Betriebskosten werden gesenkt und die Produktivität wird gesteigert.
• Die Vorschriftenerfüllung lässt sich einfacher belegen.

Föderationstools

• Die Risiken und Kosten werden durch zentralisiertes statt dezentralem Management verringert.
• Entsprechende Funktionen sorgen für die verbindliche Schriftgutverwaltung während des gesamten Lebenszyklus. Dabei verbleibt der Inhalt in den weiterhin unabhängigen Originalrepositorys von IBM und anderen Anbieter. So entfällt das Risiko nicht autorisierter Änderungen des nativen Inhalts und die Informationen werden vertrauenswürdiger und zuverlässiger.
• Die Prüfung, Überwachung, Suche (Unterstützung für elektronische Erkennung) und Transparenz werden über eine konsolidierte Schriftgutinventarisierung für alle Unternehmensrepositorys verbessert.
• Die Software nutzt die Java EE-Technologie. Dies kann Ihre Investitionen schützen, für hohe Skalierbarkeit sorgen und die Leistung verbessern.

Automatisierung der Schriftguterfassung und -administration

• Durch die Automatisierung dieser Vorgänge der Schriftgutverwaltung können Sie die Erfüllung von Vorschriften durchsetzen, die Zykluszeit reduzieren und Fehler minimieren.
• Die Automatisierung trägt zu einer präzisen und konsistenten Schriftguterfassung und zeitgerechten Aussonderung von Schriftstücken bei.
• Sie senkt zudem die mit der Schriftgutverwaltung verbundenen Risiken, den Arbeits- und Zeitaufwand sowie die Kosten.
• Sie können durch die Reduzierung der Speicher- und Erkennungskosten einen zusätzlichen Investitionsertrag gewinnen.

Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Unternehmensschriftgut

• ZeroClick Records Capture erfasst Schriftstücke von professionellen Anwendern und Geschäftsbereichssystemen automatisch. Diese Technologie steigert die Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit von Schriftstücken, weil sie dazu beiträgt, dass sie konsistent sind und korrekt deklariert, klassifiziert und authentifiziert werden.
• ZeroClick Records Administration kann wichtige Vorgänge automatisieren. Erforderliche Prüfungen können durchgeführt werden, während die Schriftstücke entsprechend den Richtlinien für die Schriftgut- und Informationsverwaltung (RIM) aufbewahrt und entsorgt werden.
• Die zentrale und abteilungsbezogene Verwaltung von Aktenplänen unterstützt elektronische und physische Schriftstücke von einem einzelnen Verwaltungsmodul aus. Diese Funktion eignet sich auch für mehrere Aktenpläne.
• Die Verwaltung von E-Mails als Schriftgut ermöglicht eine nahtlose Integration mit IBM InfoSphere Content Collector, damit E-Mail-Inhalt automatisch als Schriftgut erfasst wird.
• Weitere Funktionen sind Services für föderierte Schriftstücke, intelligente Suche und Anforderung von Schriftstücken sowie die Berichtserstellung.

Bessere Schriftgutaufbewahrung und -aussonderung

• Durch Enterprise Records können die zeitaufwendigen manuellen Schritte entfallen, die nötig sind, um wichtige Faktoren zu prüfen, die Aufbewahrung einzuleiten, die Prüfung auf Aussonderung und die entsprechende Freigabe zu handhaben und Aktenplanordner zu erstellen.
• Das System kann alle Benutzeraktionen verfolgen und protokollieren, damit Sie einen Datensatz darüber erhalten, wer was wann getan hat.