Document Manager

Webbasierter Client und erweiterte Services für DB2 Content Manager und Lotus Domino.Doc.

DB2 Document Manager bietet einen webbasierten Client und erweiterte Dokumentservices für DB2 Content Manager und Lotus Domino.Doc. DB2 Document Manager stattet DB2 Content Manager und Lotus Domino.Doc mit Schlüsselfunktionen aus, die bei der Verwaltung von Dokumenten wichtig sind, beispielsweise:

Unterstützung von Mischdokumenten.
Regelbasierte Verwaltung für den Lebenszyklus von Dokumenten.
Integration von Desktopanwendungen.
Unterstützung für die Entwicklung von Dateiformaten.
Bereitstellungsservices.
Druck- und Plotterbetrieb im Fernzugriff.
Prozessverwaltung.
Laden von Massendokumenten.
Automatisierte Benachrichtigung.

Was ist neu in Document Manager 8.4?

Document Manager 8.4 ist eine Clientanwendung für DB2 Content Manager und Panagon Content Services, mit der Sie Ihre Dokumente und Inhalte verwalten können, während sie die verschiedenen Stadien im Lebenszyklus eines Dokuments durchlaufen, von der Erstellung bis zur abschließenden Vernichtung. Das Produkt steigert die Effizienz Ihrer Wissensarbeiter; es bietet komfortable Benutzeroberflächen und umfassende Anwendungsintegration mit verbreiteten Büro- und CAD-Anwendungen. Es verfügt auch über leistungsfähige Funktionen, um die Beziehungen zugehöriger Unterlagen sowie deren Lebenszyklus zu verwalten. Die Kombination mit IBM Records Manager ermöglicht ein umfassendes Dokumentmanagement, von der Erstellung bis zur Aussonderung oder Vernichtung.

Die Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten ermöglicht es Administratoren, über eine einfache, objektorientierte Point-and-click-Oberfläche Geschäftsregeln für Dokumente zu konfigurieren.
Die integrierte Schriftgutverwaltung ermöglicht automatisierte Regeln zu Aufbewahrungsfristen für Dokumente, die für Ihre Benutzer völlig transparent sind, sowie die manuelle Deklaration und Klassifikation von Dokumenten nach Benutzern oder Gruppen.
Die skalierbare, erweiterbare Plattform lässt sich mit vorhandenen Geschäftsanwendungen kombinieren und ist nahtlos mit DB2 Content Manager und DB2 Records Manager integriert.

Document Manager verwaltet die verschiedenen Stadien und Übergänge im Lebenszyklus eines Dokuments, von der Erstellung bis zur abschließenden Vernichtung. Auf diese Weise fördert Document Manager die bereichsübergreifende Dokumenterstellung und -verwaltung durch Gruppen von auf der ganzen Welt verteilten Benutzern, die die Dokumente erstellen, ergänzen, prüfen und freigeben. Dies stellt sicher, dass genaue und aktuelle Dokumente zu dem Zeitpunkt und an dem Ort on demand verfügbar sind, wann und wo sie benötigt werden.

Viele Dokumente bestehen letztlich aus mehreren Komponenten, die zueinander in Wechselbeziehung stehen. Ein Handbuch für Standardverfahren kann beispielsweise aus einer Textverarbeitungsdatei mit detaillierten Prozedurangaben, einer eingebetteten Tabellenkalkulation zur Planungsdefinition und einem CAD-Dokument bestehen, das die benötigten Ausrüstungsdetails anzeigt (das CAD-Dokument selbst kann wiederum aus mehreren Komponenten wie Zeichnungsebenen und Referenzdateien bestehen). Um solche Mischdokumente effizient zu verwalten, erfasst DB2 Document Manager die Beziehungen zwischen all diesen Komponenten, einschließlich ihrer jeweiligen Einzelversionen. Bei Verwendung mit Content Manager stellt Document Manager die strukturelle und referenzielle Integrität des zugrunde liegenden Leistungsspektrums der Datenmodellierung von Content Manager sicher.

Der eigentliche Prozess der Dokumenterstellung kann je nach Dokumenttyp variieren. Der Dokumenttyp bestimmt, wer in den Prüfungs- und Freigabeprozess einbezogen ist. Außerdem kann dieser Prozess durch Regeln beeinflusst werden, die von Regulierungsbehörden bzw. anderen internen oder externen Autoritäten aufgestellt werden. Solche regelbasierten Dokumenterstellungsprozesse werden von einem Konzept abgedeckt, das als Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten bezeichnet wird. Document Manager unterstützt die Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten, indem der Administrator über eine einfache, menübasierte Schnittstelle Regeln für den Lebenszyklus der Dokumente konfigurieren kann. Die Anpassung eines Prozesses zur Dokumentprüfung und -freigabe erfordert keinen Programmieraufwand.