Retourner l’équipement en bon état et au complet

Gestion efficace du retour de votre équipement jusqu’à la fin du bail

Retourner l’équipement en bon état et au complet

Il importe que vous compreniez les modalités de fin de bail de votre contrat de location pour deux raisons. Premièrement, le processus doit être clairement défini pour que vous puissiez retourner les biens efficacement. Deuxièmement, vous devez comprendre exactement dans quelles circonstances des frais s’ajouteront ou le bail sera reconduit. Pour tirer avantage d’un programme de location, vous devez vous assurer de comprendre à fond vos responsabilités à la fin du bail. Selon des rapports récents de conseillers spécialisés, la fin d’un bail peut donner lieu à des frais inattendus de la part des bailleurs. Chez IBM, nous avons défini des politiques de fin de bail équitables et réalistes.

Biens à retourner

Tous les articles reçus avec l’équipement au moment de l’installation, y compris les licences de logiciel et les CD associés à la machine, et notamment les CD de reprise, doivent être retournés à la fin du bail et emballés avec la machine à laquelle ils sont associés. L’étiquette adhésive de certificat d’authenticité doit demeurer posée sur l’unité. Cependant, si cette étiquette est posée sur un manuel d’utilisation, il faut retourner le manuel portant l’étiquette de certificat d’authenticité.

Ces articles doivent être emballés et regroupés avec la machine à laquelle ils correspondent. Le coût de remplacement des articles manquants, endommagés ou non fonctionnels dans le tableau ci-dessous vous sera facturé.

Il ne faut pas retourner les publications (guides d’installation et d’utilisation et manuels de référence technique).

En plus des articles loués, il faut retourner les pièces suivantes, sans quoi le coût des articles manquants ou endommagés vous sera facturé :

Pièces à retourner

Ordinateurs portatifs/blocs-notes Ordinateurs de bureau Serveurs Écrans Imprimantes
Cordon d’alimentation Cordon d’alimentation Cordon d’alimentation Cordon d’alimentation Cordon d’alimentation
Adaptateur
c. a.
Clavier Clavier Socle inclinable et orientable Câbles (parallèle/série)
Pile Souris Souris Câble d’interface Bacs à papier
Socle d’accueil et clés Boîtier mini-tour Socle Carters de protection des câbles Alimenteurs feuille à feuille
Carters et embases Clés Clés CVolets du panneau de commande Cartouche d’encre**
Duplicateurs de ports Microphone Carters de protection des câbles de serveur

Unités de disquettes externes Câbles CD de reprise

Volet de connexion arrière CD de reprise Licences de logiciel PC

Câbles Licences de logiciel PC


CD de reprise



Licences de logiciel PC



Cette liste n’est pas exhaustive; tout autre article livré à l’origine avec un PC doit être retourné.

**Pour expédier des cartouches d’encre, enlevez-les des imprimantes et emballez-les séparément dans un sac de plastique. Consultez la section sur l’emballage pour obtenir des instructions plus détaillées.

Enlevez les mots de passe ainsi que les collants du client
Vous devez enlever tous les mots de passe de sécurité, y compris les mots de passe à la mise sous tension, d’administration et de disque dur, avant de retourner l’équipement. La protection par mot de passe d’un ordinateur réduit considérablement la valeur de la machine, car elle peut rendre inutilisables certains composants importants. Des frais pouvant aller jusqu’au prix d’achat de l’unité à la fin du bail pourraient être facturés pour l’unité.

Données confidentielles
Vous êtes responsable d’enlever toutes les données et informations, y compris sans s’y limiter tous les programmes qui ne sont pas autorisés pour un équipement spécifique. Nous n’avons aucune obligation d’enlever vos données ou informations ni celles d’un tiers d’un équipement, sauf si nous avons accepté de vous fournir ce service facturable, à votre demande.

Équipement endommagé
Une facture pour le coût de remplacement des articles manquants ou non fonctionnels sera envoyée un ou deux mois suivant le retour de l’équipement (dans la plupart des cas au bout d’un mois). Les pièces manquantes ou endommagées sur une unité n’ont pas d’effet sur la location des autres biens figurant sur la liste des biens loués.

Les frais facturés pour les articles manquants ou endommagés équivalent au coût de remplacement du composant jusqu’à concurrence de la juste valeur marchande à la fin du bail de l’unité au total. Par exemple, si un ordinateur portatif ou un bloc-notes d’une valeur de 250 $ est retourné avec un écran fissuré dont la réparation coûtera 300 $, les frais seront de 250 $. Toutefois, si la juste valeur marchande de l’ordinateur est de 600 $, les frais seront de 300 $, soit le coût de la réparation de l’écran. Cela vous protège contre les frais de réparation plus élevés que la valeur de l’unité elle-même.

Nous reconnaissons que les biens que vous avez loués ont été utilisés pendant la location et peuvent présenter quelques encoches et ébréchures ou ce qui est considéré comme une « usure normale ». Toutefois, l’équipement doit être en bon état de fonctionnement, sans quoi le coût des réparations nécessaires vous sera facturé, certaines de ces réparations pouvant être exclues de votre garantie ou contrat d’entretien.

Toute défectuosité couverte par la garantie du fabricant ou le contrat d’entretien, selon le cas, doit être corrigée avant de retourner l’équipement.

Exemple d’ « usure normale » Exemple de ce qui n’est pas une « usure normale »
Légères ou petites éraflures sur l’écran Capot ou cadre fendu
Lettres pâlies sur le clavier Charnières brisées
Petites éraflures sur le carter ou la base Marque de souris sur l’écran à cristaux liquides
Logo usé Loquet qui ne ferme plus
Étiquettes commerciales
ou d’entreprise amovibles
NE PAS ENLEVER le certificat d’authenticité!
Problèmes de pause et reprise

Volet arrière, latéral ou d’unité de disquettes manquant

Volets du panneau de commande manquants ou endommagés

Pile faible ou à plat

Étiquettes commerciales ou d’entreprise non amovibles (époxy) / certificat d’authenticité

Composants manquants

Mot de passe d’administrateur
ou de superviseur ou mot de passe de disque dur non amovible

Écrans cathodiques/écrans d’ordinateur portatif ou de bloc-notes :
– écran fendu ou très éraflé
– brûlure d’écran (***)
– aucune alimentation ou aucune image
– indentation permanente sur l’écran à cristaux liquides causées par la « souris » ou les clés

Vos responsabilités au retour de l’équipement
La responsabilité du retour incombe au locataire, et non au transporteur. Si le transporteur omet d’assumer ses responsabilités selon vos exigences, vous devez régler ces problèmes directement avec le transporteur, et non avec Financement mondial IBM. Vous continuez d’assumer le risque de pertes pour le montant de la franchise de l’assurance couvrant la perte ou l’endommagement en vertu de votre contrat de location jusqu’à l’arrivée de l’équipement au lieu désigné par nous.

Veuillez prendre note qu’une conciliation additionnelle pourrait être nécessaire, puisque votre transporteur sera incapable de vérifier le numéro de série de l’équipement qu’il charge si celui-ci a déjà été emballé en vue du retour. Dans ce cas, le risque de pertes ou d’endommagement demeure en vigueur. La vérification définitive des numéros de série a lieu seulement après le déballage et la réception des biens par Financement mondial IBM dans notre établissement. Pour cette raison, la mention « À confirmer » est estampillée sur le connaissement pour confirmer l’arrivée des biens à notre établissement, mais la nécessité d’une confirmation physique. La copie du connaissement est renvoyée au demandeur, dans ce cas le transporteur. Elle n’est envoyée au client que s’il en fait la demande au transporteur.

Équipement en bon état et complet
Tout l’équipement doit être admissible à l’entretien IBM au retour et doit comprendre tous les composants, y compris les câbles. Les articles manquants vous seront facturés. La configuration louée à l’origine doit être retournée de même que les changements apportés en cours de bail ou les ajouts au bail.

Les frais exigibles en vertu du contrat vous seront facturés. Il peut s’agir de :

  • Remboursement des taxes mobilières;
  • Réparation des dommages allant au-delà de l’usure normale subis par l’équipement;
  • Paiement de l’équipement ou des articles connexes manquants;
  • Autres taxes exigibles, le cas échéant.

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Fin de bail