Guida Operativa per la Restituzione di Macchine in Locazione
Questa guida operativa e' stata creata per assistere il Cliente a rispettare le clausole contrattuali sottoscritte inerenti il periodo di fine locazione riducendo cosa al minimo ogni possibile inconveniente e costo aggiuntivo.
Uno dei benefici della formula di locazione e' quella di dover evitare di doversi preoccupare di cosa fare della macchina alla fine del suo periodo di utilizzo qualora non si sia deciso per un riscatto od una continuazione della locazione.
Per effettuare un corretto ed efficiente ritorno, evitando di incorrere in costi aggiuntivi, abbiamo preparato questa guida allo scopo di rispondere a delle domande che frequentemente vengono poste al momento di iniziare un processo di ritorno di macchine.
Questa guida include informazioni circa:
- Quando restituire la/le macchine
- Come restituire le macchine
- Dove spedire le macchine
- Cosa deve essere restituito
- Quali sono considerate normali condizioni di deterioramento d'uso
- Come imballare le macchine
Contatta subito il N. 800-017001e chiedi del Team Servizi relocation oppure inviate una richiesta alla casella EXPSERV@ie.ibm.com per ricevere una proposta per l'effettuazione tempestiva e professionale delle attività necessarie per una corretta restituzione delle macchine alla fine del periodo di locazione.
Qualora sia Vostra volonta' di effettuare la restituzione senza avvalersi del supporto IBM ricordiamo che IBM si riserva il diritto di verificare la configurazione, le buone condizioni ed il regolare stato di funzionamento di ciascuna macchina entro 30 giorni lavorativi dalla data di consegna presso il punto indicato da IBM.
Tale verifica potra' essere effettuata presso un centro appositamente attrezzato anche diverso da quello indicato da IBM e riportato sui documenti di consegna. In tal caso IBM si fara' carico dei costi di trasporto ed assicurazione inerenti.
Dove spedire le macchine?
Voi siete responsabili per la spedizione ed il trasporto della/delle macchine fino al luogo di destinazione.
Se decidete di utilizzare una societa' di trasporti di vostra scelta, dovrete avere cura di contattare IBM come sotto specificato con un anticipo di almeno cinque giorni lavorativi per comunicare:
- La data di consegna, il tipo macchina ed il numero di serie
- Il nome della società di trasporti da Voi designata (per ragioni di sicurezza non è possibile fornire accesso ai Ns. magazzini senza un adeguato preavviso. qualora il vettore si presenti senza l'adeguato preavviso non garantiamo l'accesso agli stessi e quindi il ricevimento della merce).
Vi comunichiamo che il luogo di destinazione della merce è:
IBM C/O GEODIS LOGISTICS ZUST AMBROSETTI S.R.L.,
LOCALITA' CASCINA MAIERA,
27015 LANDRIANO (PV)
Gabriele Locatelli
Tel: 0382 616644
e-mail: gabriele.locatelli@geodislogistics.it
ORARIO DI RICEVIMENTO MERCE A MAGAZZINO:
Lunedi'-Venerdi' 8-12 13.30-17.00
Per ogni altra decisione:
Inviare una e_mail alla casella postale: eolit@hu.ibm.com
Mancate o ritardate comunicazioni da parte Vostra potranno risultare in costi addizionali come previsto dal contratto sottoscritto.
Nel caso venga scelta l'opzione di restituire la/le macchine queste dovranno essere restituite presso il luogo indicato (vedere punto 3.). La restituzione dovra' avvenire entro il quattordicesimo giorno dalla scadenza del contratto.
Il mancato ricevimento da parte IBM della/le macchine entro il quattordicesimo giorno dalla scadenza del contratto potra' dare effetto a costi addizionali come specificato nel contratto.
Qualora si tratti di ritorno anticipato o di ritorno a seguito di estensione del periodo di locazione originale si seguiranno le stesse modalita'.
Come restituire le macchine?
Rimozione di password, dati confidenziali, dispositivi addizionali, modifiche e collegamenti
Ogni eventuale password di sicurezza accesso e/o amministrativa di sistema deve essere rimossa prima della restituzione.
Ogni dato contenuto di proprieta' del Cliente, o di terzi, deve essere rimosso ed i dischi contenenti dati dovranno essere formattati.
Attenzione: la cancellazione dei dati dal disco fisso (disk wiping) e l'eliminazione delle password di protezione sono una Vostra precisa responsabilita'.
La presenza di dischi scritti e/o della password di protezione (sia di sistema che sul disco rigido) dara' luogo ad un addebito fino ad un massimo pari al 'valore di mercato' della macchina stessa.
Per 'valore di mercato' si intende quel valore a cui due parti, nessuna delle due obbligata a vendere o comprare, si scambiano quel tipo di merce.
Ogni dispositivo addizionale di proprieta' del Cliente o di terze parti dovra' essere rimosso. I dispositivi addizionali non rimossi diventeranno di proprieta' della IBM Servizi Finanziari.
Per ogni macchina restituita dovra' essere prodotta una lista (per tipo e quantità ) contenente tutti dispositivi installati. Questa lista di dispositivi dovra' essere allegata alla macchina stessa in modo che il documento non possa essere accidentalmente smarrito (vedere punto 6.)
Nel caso non abbiate la possibilità di effettuare tali operazioni vi suggeriamo di contattare IBM (rif. Pag. 1) per ottenere una proposta per una completa disinstallazione.
Cosa deve essere restituito?
Quando deciderete di ritornare le macchine alla fine del contratto di locazione dovrete restituire le macchine insieme a tutti gli elementi installati all'inizio del contratto od in tempi successivi. Manuali, dischetti, CD-ROM e materiale di supporto in genere potranno non essere restituiti.
Sulla base della nostra esperienza i Personal Computer (PC) sono quelle macchine che vengono restituite con la più alta percentuale di parti mancanti. Di seguito un esempio di parti che dovete considerare di restituire:
Computer Portatili (Notebooks)
- Cavo di alimentazione - Damage Cable Unsafe
- Trasformatore AC/DC - Failed Power Adapter
- Batteria - Missing Power Supply Adapter
- Floppy/CD Drive (sia interno che esterno) - Floppy disc/ CD Drive/ Memory/ Hard Drive
- Sportellino di copertura porte seriali/parallele - missing Covers, missing Doors, missing Bezels
- Cavi di alimentazione (sia del desktop che del video) - Damage Cable Unsafe
- Tastiera - Keyboard
- Mouse
- Mini-Tower (con piedistallo) - Mini-Tower (with Pedestal)
- Chiavi di sicurezza - Security Keys/Passwords
- Cavi di collegamento ad unita' periferiche (quando fornite) - SW, Missing Processors, failed System Board, Peripherals
- Supporti multi mediali (casse acustiche, microfoni,..) - Acoustic Cases, Microphones
- Video con la relativa base e/o supporto - scratched Screens and Base, missing Pedestal
- Cavo di alimentazione - Damage Cable Unsafe
- Vassoi carta - Paper tray
- Alimentatori carta - Paper Supply
- Cavi di collegamento (seriali e/o paralleli) - Connection Cables
Quali sono considerate normali condizioni deterioramento d'uso?
Esempi di normale condizione di deterioramento d'uso
- Graffi superficiali sulle parti esterne della macchina
- Lettere sbiadite sulle tastiere
- Etichette ed adesivi facilmente rimovibili
- Videi con difetti minori (leggeri graffi)
- Graffi/urti profondi sulle parti esterne delle macchine
- Lettere/tasti mancanti sulle tastiere
- Etichette od adesivi difficilmente rimovibili (epoxy labels)
- Sportelli con perni/cardini rotti o sportelli che non chiudono/aprono
- Sportelli mancanti (sia frontali che posteriori/laterali)
- Videi (CRT/LCD) con i seguenti difetti:
- Rotti o con graffi profondi
- Non si accendono o non producono immagine
- Schermo 'bruciato' (si intende uno schermo CRT dove abbia lungamente persistito la stessa immagine fissa. E' un difetto evitabile se vengono usati screen-saver con immagini in movimento random. Siccome questo difetto e' ragionevolmente evitabile viene considerato al di la' delle normali condizioni d'uso).
Come devono essere imballate le macchine?
Etichettatura.
Se non ci sara' possibile accoppiare la macchina che ci state ritornando con la macchina che avete comunicato che ritornerà potranno nascere le condizioni perchè continui la emissione di fatture di locazione per la macchina ritornata. Questa situazione porterà comunque a dover gestire attivita' di riconciliazione che rappresentano un costo per entrambi.
Per ovviare a questi inconvenienti la soluzione e' quella di provvedere a ritornare ogni macchina/accessorio con una corretta etichettatura che riporti il nome del Cliente, il tipo di macchina (M/T) ed il modello e il numero di serie (S/N). Queste informazioni sono da riportare sul fianco dell'imballo esterno della macchina.
Assicuratevi che l'etichetta sia saldamente attaccata senza che questa possa staccarsi durante le operazioni di trasporto e movimentazione.
La società di trasporti a cui affiderete le operazioni di trasporto Sara' responsabile delle operazioni di trasporto e dovra' garantire che le macchine giungano a destinazione nelle stesse condizioni in cui sono state prelevate presso le Vs. Sedi.
Di seguito troverete delle linee guida per l'imballo delle macchine che restituirete. Queste linee guida sono fornite a puro scopo indicativo e non sollevano da alcuna responsabilita' di terzi per le operazioni di trasporto.
Imballo dei Desktop, Laptop, Monitor e Printer ed altri tipi di macchine.
Piccole Macchine - singole Unita': (peso fino a 18 Kg - colli max)
da imballare come segue:
- Imballaggio in scatola di cartone ondulato (in alternativa applicare angolari di protezione);
- All'interno della scatola la macchina deve essere protetta da urti di movimentazione e trasporto con materiale tipo pluriball, patatine di polistirolo, cuscinetti ammortizzanti, ecc);
- E' possibile consolidare le singole unità su pallets con altre scatole di equivalenti dimensioni (vedi paragrafo successivo);
- La restituzione di macchine superiori a 4 colli non palletizzati, sara' respinta.
- Piccole macchine della stessa famiglia di prodotti es. desktop, laptop, o omogenee per dimensioni, una volta imballate nell'apposita scatola, devono essere consolidate su pallet;
- Il pallet utilizzato deve essere integro, senza punte o chiodi sporgenti;
- Le scatole caricate sul pallet non devono superare le dimensioni dello stesso (cioe 'non devono essere poste sul pallet scatole sporgenti);
- Avvolgere il carico del pallet con film continuo di poliestere (tipo "domopack");
- Fissare il tutto al bancale con regge che non siano ne' troppo strette ne' troppo allentate.
- Il pallet utilizzato deve essere integro, senza punte o chiodi sporgenti;
- Le scatole caricate sul pallet non devono superare le dimensioni dello stesso (cioe 'non devono essere poste sul pallet scatole sporgenti);
- Applicare appropriati angolari orizzontali e verticali a protezione della merce;
- Avvolgere il carico del pallet con film continuo di poliestere (tipo "domopack");
- Fissare il tutto al bancale con regge che non siano ne' troppo strette ne' troppo allentate.
Le macchine dotate di ruote, possono essere spedite senza pallet, comunque dovranno essere protette su tutti e quattro i lati verticali, da angolari o cartoni corrugati.
La macchina dovra' essere trasportata con un mezzo che permetta di ancorarla opportunamente alle pareti del camion.
Macchine Grandi: (peso superiore ai 250 Kg):
- Utilizzare l'imballo originale, se possibile, corredato da pallet, cassa di legno o altro;
- Qualsiasi imballo sostitutivo dovra' essere adeguato a sostenere e proteggere la merce;
- La macchina dovra' essere sigillata in modo appropriato con film di poliestere (domopack), o sacco di poliestere, per proteggerla da sporco e da eventuali manomissioni da parte di terzi;
- Il pallet utilizzato deve essere integro, senza punte o chiodi sporgenti;
- Le scatole caricate sul pallet non devono superare le dimensioni dello stesso (cioe 'non devono essere poste sul pallet scatole sporgenti);
- Applicare appositi angolari di protezione su tutti e quattro i lati verticali;
- Fissare la macchina al pallet con dadi e bulloni o adeguata reggiatura.
Requisiti di Trasporto:
La movimentazione, il carico dell'automezzo e il trasporto devono essere effettuati in maniera appropriata a seconda degli imballaggi utilizzati, onde evitare qualsiasi tipo di danno durante le operazioni fisiche.La sovrapposizione del carico puo' impattare negativamente la merce e comunque non dovrebbe essere praticata.
Desktop:
Inserite la macchina in una busta di cellophane e sigillatela con nastro adesivo. Avvolgetela quindi nel pluriball e chiudete con nastro adesivo. avvolgete la tastiera nel pluriball insieme al mouse e al cavo di alimentazione. chiudete con del nastro adesivo e fissatela alla macchina principale.
Riponete quindi il tutto in una scatola di cartone di adeguate dimensioni riempiendo lo spazio vuoto con adeguato materiale in modo da evitare scuotimenti. sigillate la scatola.
Laptop:
Avvolgete la macchina in un doppio strato di pluriball. avvolgete singolarmente nel pluriball i cavi di alimentazione, il trasformatore e le eventuali unita' esterne (lettori dischetti, cd,..) avvolgendole con del cellophane e chiudendo la busta con nastro adesivo. riporre in scatole di cartone di adeguate dimensioni. sovrapporre al massimo n. 4 laptop. sigillare la scatola.
Monitor:
Avvolgete ogni singolo monitor nel pluriball e sigillate con nastro adesivo. piazzate il monitor in scatola di cartone con lo schermo rivolto verso l'esterno. Aggiungete nella scatola i cavi di collegamento (segnale e tensione). sigillate la scatola.
Non impilare monitor senza apporre adeguate protezioni tra i vari strati.
Printer:
Per stampanti laser rimuovete la cartuccia del toner e riponetela in un sacchetto di plastica sigillato. avvolgete ogni elemento staccabile della printer (vassoi, alimentatori, cavi,...) singolarmente in pluriball. Avvolgete la stampante in pluriball e sigillatela con nastro adesivo. inserite la stampante e gli accessori avvolti nel pluriball in una scatola di cartone e chiudetela con nastro adesivo.
Ogni scatola di cartone dovra' essere chiusa alla sommita', opportunamente provvista di regge ed avvolta in un film continuo di poliestere
Imballo di altri tipi di macchine:
In questa sezione ci riferiamo a macchine di dimensioni maggiori rispetto ai pc desktop e che richiedono generalmente degli imballi singoli. Queste macchine saranno denominate rack anche negli esempi di imballo descritti successivamente.
Queste macchine dovranno essere necesariamente poste su pallet per la movimentazione. Si comincera' a porre sulla parte superiore della macchina un foglio intero di plastica che copra interamente la macchina. si procedera' succesivamente ad avvolgere lateralmente, partendo dal basso, la macchina con un film continuo di poliestere (tipo 'domopack').
Si procedera' ad avvolgere la macchina fino alla sommita' avendo cura di chiudere con il film anche il foglio di plastica precedentemente adagiato sulla sommita'.
Si completera' il tutto ponendo degli angolari di protezione alla base e sigillando con nastro adesivo come indicato nella figura successiva.
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